Zeitmanagement: Methoden & Tipps für effektives Arbeiten (2024)

Vielen von uns kommt die folgende Situation sicher bekannt vor: täglich länger werdende To-do-Listen, der ständige Blick auf die Uhr, hoher Leistungs- und Termindruck und das ständige Gefühl, nicht voranzukommen.

Wir merken, wie uns langsam alles über den Kopf wächst. Wenn du dich hier wiederfindest, dann ist es auf jeden Fall Zeit, sofort die Reißleine zu ziehen!

Es lohnt es sich kurz innezuhalten und eine Bestandsaufnahme zu machen. Wir wissen, dass es so nicht weitergehen kann, denn Dauerstress und Überarbeitung führen nur zu einer Sache: Burn-out.

Was können wir also tun, um unsere Situation und damit auch unsere mentale Gesundheit zu verbessern? Die Lösung ist Zeitmanagement.

Mit den richtigen Zeitmanagement-Methoden erleichtern wir uns das Leben. Wir lernen unsere Zeit effektiver und effizienter zu nutzen und arbeiten gleichzeitig ausgeglichener und entspannter.

Klingt gut, oder? Deshalb haben wir heute zehn Zeitmanagement-Tipps und die 5 spannendsten Zeitmanagement-Techniken zusammengestellt.

Einfach gesagt dient uns Zeitmanagement (auch Zeitplanung oder time management), um uns im Alltag besser zu organisieren und zu strukturieren. Ziel ist es, unsere verschiedenen Aufgaben in einem vorgegebenen Zeitrahmen zu erledigen, ohne uns unnötig unter Druck zu setzen.

Der Fokus liegt sowohl auf dem richtigen Management unserer Arbeitsweise als auf dem Management von Zeit an sich. Die Methoden des Zeitmanagements helfen uns dabei, Prioritäten schneller zu erkennen, effizienter zu planen und unsere Zeit optimal zu nutzen.

Es gibt verschiedene Zeitmanagement-Methoden und nicht eine Lösung passt immer für alle. Daher heißt es ausprobieren, welche die richtige Technik für uns ist.

Beim Zeitmanagement als Teil des Selbstmanagements geht es um nützliche Prinzipien zur langfristigen Erhöhung unserer Lebensqualität. Die richtige Methode fördert uns und lässt uns produktiver sein. Gleichzeitig arbeiten wir konzentrierter und stressfreier.

Mit einem optimierten Zeitplan erhalten wir die notwendigen Strukturen, um unseren Arbeitsablauf realistisch zu organisieren. Wir erkennen, welche Aufgaben wichtig sind und können dadurch unsere Arbeit besser erledigen. Zusätzlich sind wir in der Lage, Zeitfresser rechtzeitig zu erkennen und etwaige Störfaktoren schneller eliminieren.

Mit Zeitmanagement haben wir also den großen Vorteil, nicht nur entspannter zu arbeiten, sondern auch wieder mehr Zeit für Freizeit und Spaß im Leben zu haben. Damit verwandelt sich Zeitmanagement vom einfachen Optimierungstool für die Arbeit zu einem tollen Lifetool, das uns insgesamt mehr Wohlbefinden und Glücklichsein bringt.

Bevor wir uns die verschiedenen Methoden des Zeitmanagements ansehen, haben wir einen kurzen Überblick über die zehn wichtigsten Zeitmanagement-Tipps vorbereitet.

Diese funktionieren im Zusammenspiel mit den Zeitmanagement-Methoden am besten. Aber vielleicht hilft dir bereits der ein oder andere dieser Tipps, um besser und systematischer zu arbeiten.

1. Leistungskurve berücksichtigen:
   Achte darauf, zu welcher Tageszeit du am produktivsten bist. Versuche (soweit möglich), deinen Zeitplan danach zu gestalten.
2. Nein sagen:
   Setze Limits und sag nicht zu allem ja. Auch eine freundliche und bestimmte Absage kann Wunder bewirken und hilft beim Setzen von Prioritäten.
3. Kein Multitasking mehr:
   Das Multitasking funktioniert ist ein beliebter Mythos. Konzentriere dich lieber nur auf eine Aufgabe und arbeite sie ungestört ab. Singletasking ist viel effektiver.
4. Eat the Frog:
   Bringe die unangenehme Aufgabe zuerst hinter dich, überwinde den inneren Schweinehund und schiebe es nicht weiter auf. Das macht deinen Kopf frei für andere Dinge.
5. Große Aufgaben teilen:
   Unterteile dir einen Hauptpunkt in mehrere kleine Schritte und nehme so den Druck raus. Beginne einfach in kleinen Aufgaben zu denken, um große Projekte voranzutreiben.
6. Delegieren lernen:
   Sowohl beruflich als auch privat müssen wir nicht immer alles alleine machen. Frage nach Hilfe, nimm sie an und delegiere Arbeit.
7. Prioritäten setzen:
   Trenne die Spreu vom Weizen. Lerne zu erkennen, was an diesem Tag wichtig ist und kümmere dich primär um diese Aufgaben.
8. Ablenkungen vermeiden:
   Finde Störquellen oder Zeitdiebe und eliminiere sie, um konzentriert zu arbeiten. Meist bedeutet das: Weg mit dem Smartphone, Tür schließen oder Telefon stummschalten.
9. Realistisch planen:
   Eine gute Planung inkludiert ausreichend Zeitpuffer. So hast du Zeit, um eine Pause zu machen. Auch Faktoren wie ein Anruf oder ein kurzes Gespräch werfen dich nicht aus deinem Zeitplan.
10. Kurze Listen:
    Statt einer langen allgemeinen To-do-Liste bereite eine kurze Liste für den aktuellen Tag vor. So erschlägt dich die Liste nicht und du weißt, worauf du heute den Fokus legst.

Eine praktische Zeitmanagement-Methode ist das sogenannte Eisenhower-Prinzip. Es geht auf den ehemaligen US-Präsidenten zurück, der damit seine Aufgaben im Oval Office strukturierte.

Mit dieser Technik lernen auch wir, unsere täglichen Aufgaben besser zu unterteilen und zu sortieren. Das Eisenhower-Prinzip hilft uns beim Erstellen von Prioritätenlisten.

Es gibt verschiedene Kategorien, um alle unsere To-dos zuzuordnen. Diese Einordnung erfolgt durch die Fragen: Wichtig oder unwichtig? Dringend oder nicht dringend?

Insgesamt entstehen dadurch vier Kategorien:

a) wichtig und dringend

Aufgaben, die unter diesen Punkt fallen, haben höchste Priorität und müssen schnell fertiggestellt sein. Deshalb werden sie sofort bearbeitet.

b) wichtig, aber nicht dringend

In der zweiten Kategorie haben wir Sachen, die erledigt werden müssen, aber nicht unbedingt zeitnah. Nachdem alles unter Punkt a) erledigt ist, können wir uns um diese Dinge kümmern.

c) nicht wichtig, aber dringend

Hier finden wir viele Aufgaben, bei denen wir zeitlichen Druck haben, die aber an sich eine eher geringe Wichtigkeit haben. Diese können (falls möglich), delegiert werden.

d) nicht wichtig und nicht dringend

Tätigkeiten, die weder bedeutend noch dringend sind, gehören auf unserer Liste ganz nach unten. Durch die niedrige Relevanz können sie warten, delegiert werden oder sogar ganz eliminiert werden.

Die ABC-Analyse ist eine weitere Zeitmanagement-Methode, die einfach und schnell umzusetzen ist. Sie basiert auf einem betriebswirtschaftlichen Verfahren von H. Ford Dickie, um das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen.

Ähnlich wie bei dem Eisenhower-Prinzip vergeben wir bei der ABC-Methode den Aufgaben unterschiedliche Prioritäten. Es hilft uns zu erkennen, wie wir unseren Tag für ein besseres Zeitmanagement planen sollten.

Oft lässt sich dies direkt vor Arbeitsbeginn analysieren und spart uns unnötigen Stress.

Dabei unterscheiden wir hier nur in insgesamt drei Kategorien:

A – sehr wichtig

Diese Aufgaben haben den höchsten Stellenwert und daher sollten wir den Großteil (ca. 60 %) unserer Zeit dafür einplanen.

B – wichtig

Dinge, die wichtig sind, aber nicht unbedingt überdurchschnittlich wichtig sind, kommen in diese Kategorie. Hier sollten wir maximal 25 % unserer Zeit mit verbringen oder teilweise sogar delegieren.

C – weniger wichtig

Das Schlusslicht bilden die Sachen, die uns kaum Mehrwert bringen und prinzipiell eher unwichtig sind. Deshalb sollten wir hier damit auch nur wenig Zeit (ca. 15 %) verbringen oder sie komplett delegieren.

Die ALPEN-Methode wurde vom deutschen Autor Lothar J. Seiwert entwickelt und hilft uns in nur wenigen Minuten einen Zeitplan für den nächsten Tag zu erstellen.

Das Spannende an dieser Methode des Zeitmanagements ist, dass wir bereits am Ende des Vortages alles aufschreiben, um am nächsten Morgen direkt mit der Arbeit zu starten.

Mit der ALPEN-Methode erhalten wir einen strukturierten Plan, der uns produktiver und organisierter macht. Zudem hilft uns das Wissen, dass alles notiert ist, auch um besser abends abzuschalten.

Wir unterteilen hier in fünf Schritte (jeder Anfangsbuchstabe steht für einen Schritt):

A – Aufgaben definieren:

Alles, was erledigt werden muss (Aufgaben, Termine, Aktivitäten etc.), notieren wir auf einer Liste. Dabei inkludieren wir wirklich alles, auch die kleinen alltäglichen Dinge. Dies erfolgt ungeordnet und ohne Prioritäten zu setzen.

L – Länge notieren:

Wir schätzen für jede Aufgabe den ungefähren Zeitaufwand ein und vermerken ihn. Dieser sollte realistisch kalkuliert werden, also weder zu knapp noch zu großzügig sein.

P – Pufferzeiten einplanen:

All unsere Zeit nutzen zu können ist unrealistisch, da es immer wieder zu ungeplanten Aktivitäten oder Störungen kommen kann. Um Zeitnot und Stress zu vermeiden, planen wir daher einen Zeitpuffer von ca. 40 % unserer Gesamtzeit ein.

E – Entscheidungen treffen:

Erst jetzt legen wir die Prioritäten fest. Wir prüfen auch, was sich delegieren, an einem anderen Tag erledigen oder eliminieren lässt. Dabei können wir auf verschiedene andere Zeitmanagement-Methoden wie ABC-Analyse oder Eisenhower-Methode zurückgreifen.

N – Nachkontrolle:

Zuletzt kontrollieren wir die Umsetzbarkeit unseres Zeitplans und vermeiden dadurch Fehler. Haben wir alle wichtigen Aufgaben inkludiert? Haben wir alles genau notiert? Sind genug Puffer eingeplant?

Das Pareto-Prinzip ist eine weitere beliebte Möglichkeit des Zeitmanagements. Diese Methode stammt von Vilfredo Pareto und wird auch gerne als 80-20-Regel bezeichnet.

Warum? Weil dieses Konzept besagt, dass wir mit 20 % Zeitaufwand bereits 80 % der Ergebnisse erreichen können. Das heißt im Umkehrschluss auch, dass wir mit den restlichen 80 % der Zeit nur noch 20 % der Ergebnisse erreichen. Somit ist es wichtig, dass wir die Punkte identifizieren, die uns die 80 % der Ergebnisse bringen.

Wie machen wir das? Indem wir genau analysieren und hinterfragen, welche Dinge uns unserem Ziel näher bringen. Zum Erkennen der Prioritäten können wir gerne wieder die anderen Zeitmanagement-Methoden zu Hilfe ziehen.

Innerhalb der Aufgaben sollten wir darauf achten, uns nicht an ewig an kleinen (irrelevanten) Details aufzuhängen, sondern nur die wichtigen Aspekte zu bearbeiten. Das Ziel ist nicht alles immer 100 % perfekt machen zu wollen, sondern unsere Ressourcen sinnvoll zu nutzen.

Mit dem Pareto-Prinzip optimieren wir unseren Workflow, arbeiten effizienter, sparen Zeit und vermeiden Stress. Gleichzeitig verlieren wir unsere Zeit nicht mehr mit unwichtigen Aufgaben und kommen besser vorwärts.

Die Zeitmanagement-Methode mit dem ungewöhnlichen Namen wurde in den 1980er-Jahren von Francesco Cirillo entwickelt. Basis für sein System war damals eine Küchenuhr in Tomatenform, die der Technik ihren heutigen Namen gibt (italienisch pomodoro = Tomate).

Der Fokus der Pomodoro-Technik liegt in der Zeiteinteilung bei der Bearbeitung von bestimmten Aufgaben. Mit häufigen Pausen soll die Produktivität und Konzentration gesteigert werden, während Stress und Überarbeitung vermieden werden.

Die Anwendung dieser Zeitmanagement-Technik läuft wie folgt ab:

1. Aufgaben aufschreiben:
   Dafür am besten andere Zeitmanagement-Methoden wie ABC-Analyse, Eisenhower-Prinzip etc. nutzen.
2. Timer auf 25 Minuten stellen:
   Es kann sowohl die klassische Eieruhr als auch eine digitale Variante genutzt werden.
3. 25 Minuten konzentriert arbeiten:
   Bis der Wecker nach der eingestellten Zeit klingelt, arbeiten wir fokussiert. Externe Ablenkungen und Störungen sollten in dieser Zeit vermieden werden.
4. 5 Minuten Pause machen:
   Die geschaffte Aufgabe durchstreichen und eine wirkliche Pause machen. Dabei den Platz verlassen, um kurz abzuschalten und neue Energie zu tanken.
5. Prozess viermal wiederholen:
   Nach vier Pomodoro-Einheiten wird eine längere Pause von 20-30 Minuten eingelegt. Bis zu diesem Zeitpunkt haben wir insgesamt eine Stunde gearbeitet (4 Einheiten à 25 Minuten) und 15 Minuten Pause (3 Einheiten à 5 Minuten) gemacht.

Wenn wir die Pomodoro-Technik anwenden, können wir im Laufe der Zeit verschiedene Zeitintervalle testen und den für uns perfekten finden. Vielleicht passen ja 40 Minuten und 5 Minuten Pause besser zu unserer Arbeitsweise? Die Umsetzung dieser Zeitmanagement-Methode ist auf jeden Fall sehr einfach.

Quellen:

“Zeitmanagement: Schluss mit schlechter Planung” von Sophie Schimansky: https://www.zeit.de/karriere/2012-08/zeitmanagement-stress

“Zeitmanagement” von Wirtschaftslexikon24.com: http://www.wirtschaftslexikon24.com/d/zeitmanagement/zeitmanagement.htm

“Zeitmanagement: Ziele setzen wie Warren Buffett” von Olaf Kempin: https://www.wiwo.de/erfolg/zeitmanagement-ziele-setzen-wie-warren-buffett/19340166.html

“Zeitmanagement: Methoden und Strategien für die Zeitplanung” von Dr. Jürgen Fleig: https://www.business-wissen.de/hb/methoden-und-strategien-fuer-die-zeitplanung/

“Lass mal andere arbeiten – Wie du gekonnt Aufgaben abgibst” von Cordula Nussbaum (Buch)

“Wie bekommen wir wieder mehr Zeit fürs wirklich Wichtige? von Endlich Om mit Cordula Nussbaum (Podcast)